Privacyverklaring en cookiebeleid

PRIVACYVERKLARING en Cookiebeleid

 

1. Algemeen

Jujutsu School Nipponryu vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij willen ze veilig en respectvol als een goede huisvader beheren en gebruiken.

Jujutsu School Nipponryu vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, kortweg AVG (ook gekend als GDPR, EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens.

JUJUTSU SCHOOL NIPPONRYU VZW

Zetel:Ida van Bolenstraat 32 – 3740 Bilzen

Email:info@nipponryu.be

Telefoon: 0475 948 177

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten en initiatieleden.

 

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door ons, Jujutsu School Nipponryu vzw,  verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Lidmaatschap van onze vereniging/organisatie/Sporta-Federatie
  • Om te kunnen deelnemen aan onze activiteiten, lessen, cursussen
  • Voor verzekeringsdoeleinden
  • In het kader van de organisatie van sportpromotionele activiteiten
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid
  • Het versturen van informatie, nieuwsbrieven en uitnodigingen
  • Voor registratie en controle van behaalde graden en of bekomen titels
  • In het kader van de aanleg van het schoolpatrimonium
  • Aanwezigheidsregistratie trainingen en stages
  • Promotie, PR en communicatie

 

3. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

  • Identificatiegegevens
  • Identiteitsgegevens uitgereikt door overheid: rijksregisternummer (via decreet van 10 juni 2016 gemachtigd om dit op te vragen en te bewaren in het ledenbestand (Art. 11 §1 4°)).
  • Gegevens mbt medische geschiktheid
  • Gegevens mbt lidmaatschap en functie
  • Gegevens mbt opleidingen kyu- en dangraden

We verzamelen enkel persoonsgegevens die jezelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulier, invul- en contactformulieren (al dan niet via onze website), persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …) Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen of federaties.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Het begrip ”verwerken” dekt o.a. het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

4. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door:

  • Enkel bestuursleden met autorisatie (alle gevraagde of bekomen gegevens)
  • Trainers (lesgevers, hulplesgevers): n.a.l.v. opleiding en vorming, opvolging, evaluatie en examens
  • Vrijwilligers van de vereniging (enkel die gegevens nodig zijnde voor de activiteit)
  • Federatie (Sporta-federatie, I.U.M.A. vzw)
  • Verzekering (Sporta-federatie / Ethias)
  • Overheid (Gemeente As i.f.v. subsidiëring)

 

5. Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • Sportongevallenverzekering (via Sporta-federatie)
  • Aanvragen in kader van subsidies Gemeente As (Sportdienst gemeente As)
  • Lidmaatschap en registratie van behaalde graden vanaf 1ste kyu en dangraden (I.U.M.A.)
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, social media)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegenen waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.

Hierin zijn de nodige garanties opgenomen over confidentialiteit en privacy conformiteit wat betreft je persoonsgegevens, nodig voor het uit te voeren doel.

Met deze partijen (verwerkers/ontvangers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en of toegestaan is, zoals bijvoorbeeld in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

 

6. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger of voogd.

Het inschrijven in onze school kan enkel door een meerderjarige gebeuren, De gehandtekende inschrijving door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger geeft ons toestemming om de persoonsgegevens van de minderjarige te verwerken en te beheren. 

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens en privé contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

 

7. Bewaartermijn

Jujutsu School Nipponryu vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Om onze wettelijke verplichtingen na te komen, zijn we bijvoorbeeld verplicht om je facturatie gegevens 7 jaar bij te houden. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard maar beperkt toegankelijk.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens geanonimiseerd of verwijderd.

Met uitzondering van volgende gegevens (bewaartermijn van 20 jaar na einde seizoen van stopzetting lidmaatschap), welke noodzakelijk zijn voor identificatie en historiek graden en diploma’s, en de aanleg van een schoolpatrimonium:

  • Naam en voornaam, geboortedatum
  • ID-nummer, historiek graden en titels

worden alle andere persoonsgegevens verwijderd na een periode van 1 jaar, volgend op het seizoen van uitschrijving, stopzetting lidmaatschap. 

 

8. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens onze vereniging van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • We gebruiken technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen, zoals firewalls, encryptie en toegangscontroles
  • We anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taak naar behoren uit te voeren.

Ondanks het veiligheidsbeleid en de handelingen die wij stellen in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet gegarandeerd worden. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet en methode van elektronische opslag is 100 procent veilig. Hierdoor kunnen wij als vereniging geen absolute veiligheid garanderen.

We doen er echter alles aan om je persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel binnen ons netwerk als op onze maatschappelijke zetel.

Moest er zich een gegevenslek voordoen met ongunstige gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

 

9. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt recht op  gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die wij van jou ontvangen hebben en niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt recht op beperking van gegevensverwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kan je bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van je persoonsgegeven (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor geven aan vernoemde verzoeken.

Wanneer je beroep wilt doen op je privacy rechten, zoals hierboven bepaald, stuur dan een e-mail naar avg@nipponryu.be,, waarin je een duidelijk motivatie voor je vraag meegeeft.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren, voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Om hierbij jouw identiteit te controleren vragen wij jou om een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Jujutsu School Nipponryu zal binnen één maand na het ontvangen van de aanvraag, gevolg geven aan je vraag.

 

10. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Mail dan naar: avg@nipponryu.be

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

 

11. Cookiebeleid

Jujutsu School Nipponryu vzw gebruikt GEEN cookies op onze website die gegevens van welke aard dan ook van jou als bezoeker kunnen bijhouden. De website is opgebouwd als een informatievertrekker over onze school. Je vindt er ook onze contactgegevens op.

Jujutsu School Nipponryu vzw is gerechtigd om deze cookiepolicy aan te passen en een nieuwe versie te plaatsen op de website. Raadpleeg regelmatig de website en de pagina met de cookiepolicy zodat je op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

 

12. Wijziging privacyverklaring en cookiebeleid

Jujutsu School Nipponryu vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen.

De laatste wijziging gebeurde op 27 mei 2018.